ChatGPT議事録作成術｜残業を1時間減らすシンプル活用法
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30sおにおじアップデート研究Lab
AI仕事効率化と活用法！すぐ使える実践例3選と導入のコツ&注意点
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仕事が終わらない、残業が続く……そんな毎日を過ごしていませんか？
もし毎日の残業で疲れているなら、AIを使って作業時間を削減してみましょう。
AIをうまく活用すれば、1日の作業時間を20〜40％削減できるという調査結果もあります。
こうしたAI仕事活用法を知っているかどうかで、業務効率や残業時間は大きく変わります。
実際に会議の議事録や資料作成をAIに任せて作業時間を半分以下にできた人はどんどん増えています。
この記事では、
- 誰でもすぐ試せるAIツールの紹介
- 便利な実践例
- 導入のコツ
- 気をつけたい落とし穴やリスク
をそれぞれわかりやすく紹介していきます。
読み終わったときには、「これなら今日から試してみたい！」というAIツールがきっと見つかるはずです。
目次
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AI仕事効率化が注目される理由
PwC Japanの『生成AIに関する実態調査 2025春』によると、日本企業の約56%が生成AIをすでに活用、または導入を進めていると回答しています。（PwC Japan公式調査レポート）
背景には、人手不足や仕事の複雑化で「限られた時間で成果を出したい」という現場の声があるようです。
特に会議のまとめや資料づくりのような繰り返し作業は時間を奪いやすく、AIが真価を発揮できる領域です。
ぼく自身もChatGPTを使い始めてから、報告書作りがぐっと早くなりました。
前は1時間かかっていた5ページのレポートが、AIの要約を下地にすると20分で完成します。
始めてAIツールを使ったときのスピード感の感動は今でも忘れられません。
「もっと早く使えばよかった！」と心から思った瞬間でした。
では、実際にどんな場面で活用されているのか。
次からは、すぐに試せる具体的な実践例を紹介していきます。
【例①】AI仕事効率化の定番！会議議事録・資料要約
会議の議事録作りは、次の3ステップでぐっと楽になります。
文字起こしする
オンラインならZoomやGoogle Meetの自動文字起こしをオンにして録画。
終了後にテキストデータを取得できます。
オフライン会議なら、「Notta」「Rimo Voice」などの音声認識アプリを使えば自動で文字起こしが可能です。
ChatGPTに要約させる
議事録テキストをそのまま貼り付けて「この議事録を3点にまとめてください」と依頼。
1時間の会議内容も10分程度で整理可能です。
議事録へペースト
ChatGPTで作った要約を普段の議事録フォーマットに貼り付け、必要な補足を加えるだけで完成です。
実際にぼくもChatGPTで議事録をつくっています。
導入した当初、「要点を5つに整理して」と頼んだら数秒で返ってきて「え、もう出たん!?」と驚いたのを覚えています。
ただ、もちろん修正は必要です。
そのまま提出するにはクオリティが足りませんが、1時間かかっていた整理が10分で終わり、上司からも「前よりわかりやすい」と言ってもらえました。
はじめてのときは、”タスクを秒速で片付けるシゴデキ社員”になった気分で誇らしかったです。
まずは会議終了後に文字起こしデータをChatGPTに貼り付けて「要点を3点に整理して」と頼んでみましょう。
【例②】AI仕事活用法！メール・定型文作成を時短
毎日のメール対応は、この3ステップであっという間に終わります。
AIツールにプロンプトを入力
ChatGPTに依頼するため、シーンに合った指示文(プロンプト)を入力しましょう。
- 「顧客への謝罪メールを、誠意が伝わる敬語で200字程度にまとめてください」
- 「取引先へのお礼メールを、ビジネス敬語で300字以内に作成してください」
- 「上司への進捗報告メールを、簡潔に3項目で整理してください」
生成結果をコピー&ペーストする
ChatGPTから出力された文章をそのままメールアプリに貼り付けましょう。
必要に応じ修正
固有名詞や状況に合わせて微調整しましょう。
修正があっても、ゼロから考えるより数分は時短できます。
以前はぼくもメールの返信を1件書くのに10分以上悩んでいました。
でもAIの提案文をベースにするようになってからは、3分程度で完成させてます。
毎日10件近くメール対応しているので、単純計算で60分以上の削減になっています。
あと、「このメール、失礼な内容になっていたらどうしよう」という精神的な負担も大幅に減りました。
“もう悩まなくていい”という安心感は大きくて、メール対応のストレスがかなり軽くなります。
まずはChatGPTに「取引先へのお礼メールをビジネス敬語で300字以内で作成」と頼んでみましょう。
【例③】AI仕事効率化の裏技！情報整理・ナレッジ管理
「要約をつくるだけ」ならChatGPTでも十分ですが、難点として
- あとから探しづらい
- 必要なところだけを共有しにくい
ところがあります。
チャット履歴をスクロールして「あの要約どこだっけ？」と探すのは地味にストレスになります。
そこで強みを発揮するのがNotion AIです。
Notionはもともと「情報をためて整理するノートアプリ」です。
そこにAIが組み込まれているので、要約＋保存＋整理＋共有が一度にできます。
使い方の具体例
- 社内資料の要約（Notion AI）
社内の長いレポートや取引先から届いた資料をNotionに貼り付けて「要点を5つにまとめて」と依頼すると、AIが数分で要約を作り、そのままNotionのページに保存されます。
紙にメモする感覚で「要約ノート」が自動的に残るので、あとから検索したりチームで共有したりでき、会議準備や報告書作成の下地として繰り返し使えます。 - ナレッジ管理に活用
チームでバラバラに取っていたメモや議事録をNotionにまとめておき、AIに「箇条書きで整理して」とお願いすると、ポイントだけを一覧で整理してくれます。
「どこに書いたっけ？」と過去のノートを探し回る必要がなくなり、必要なときにすぐ取り出せる“共有ノート”として使えるのが便利です。
実際の事例
Notion AIはすでにさまざまな実務で成果を出しています。
たとえば SmartNews では、IR資料をNotion AIに読み込ませて要点を抽出し、従来2時間かかっていた整理を15分で完了できるようになりました。(Notion)
また 大阪ガス もNotion導入により、全社的に月2,000時間以上の業務時間を削減したと発表しています。(Notion)
まずは自分の長文メモや社内資料をNotionに貼り付け、「要点を5つにまとめて」と試してみましょう。
AI仕事効率化を成功させる導入のコツ
AIを導入する「目的」がはっきりしていないと、結局はツールを触って終わり、現場に定着しないまま放置されてしまいます。
社内で「AIを取り入れたい」と考えている人こそ、最初に方向性を示すことが大切です。
- なぜAIを使うのか
- どの業務を楽にしたいのか
この2つを最初に決めることが重要です。
これが決まれば周囲への説明や合意形成がスムーズになります。
目的を明確にする
残業削減なのか、作業の品質向上なのか、導入のゴールを定めましょう。目的があると社内で説明しやすくなります。
小さく試す
いきなり全社導入ではなく、会議要約や定型メールなど“失敗してもリスクの低い業務”から始めます。効果が見えやすいので成功体験につながります。
効果を数字で確認する
「この会議まとめは1時間→15分に短縮」など、数値で残しましょう。社内に共有すれば「うちの部署でもやってみたい」と広がりやすいです。
少しずつ広げる
成功したら他の業務へ段階的に展開。
小さな成功を積み上げることで、AI導入が“自分たちの武器”として定着します。
ぼくの職場でも「AIって本当に役立つの？」「使い方わからんし、いらんわ」「製造業には意味ないでしょ」という声がありました。
けど、実際に“議事録が10分で終わった”と共有すると、「じゃあ私も試してみようかな」と少しずつ実用者を増やしていけました。
小さな成果でも、説得力は抜群です！
AI導入のメリット・デメリットと注意点
AIを業務に取り入れるとき、プラス面とマイナス面の両方を理解しておかなければいけません。
ここでは「導入するメリット」と「気をつけたいデメリット」、「守るべき注意点」を整理しました。
メリット
- 作業時間削減
反復作業をAIに任せることで残業が減り、空いた時間を他の業務や自己投資に使えます。
調査でも平均作業時間の削減が報告されています。 - アウトプット品質向上
AIを使った業務では処理数や安定性が向上した事例があり、品質の安定化につながります。 - コア業務へ集中
雑務が減ることで、従業員が戦略や企画など本来注力すべき業務に集中できます。
デメリット
- 依存しすぎるリスク
AIに任せすぎると、自分で考える力が衰える可能性があります。 - 精度のばらつき
AIの出力は常に正しいとは限らず、誤情報をそのまま使ってしまう危険があります。 - コスト増
有料プランや複数ツールを導入すると月額費用が膨らむことがあります。
注意点
- 機密情報は入力しない
住所や健康情報などを入力すると情報漏洩リスクがあります。 - 必ず人間が最終チェック
誤変換や不正確な情報をそのまま使うと重大なミスにつながります。 - 利用規約や著作権を確認
生成物には扱いに制限がある場合があるため、事前確認が必要です。
AI導入には大きなメリットがある一方で、デメリットや注意点も無視できません。
正直ぼく自身も、文章がめちゃくちゃなままの提案をそのまま使ってしまって、「つるもんくん、さっきのスピーチちょっと支離滅裂だったね笑」と注意されたことがあります。
だからこそ最終チェックは必須。
ここを怠らなければ安心して活用できます。
まとめ
AIは、残業を減らして、日々の仕事を楽にしてくれる相棒です。
ぼくも実際に使ってみて、「終わらない雑務に邪魔される毎日」から抜け出せました。
初めは半信半疑だったけど、レポートやメールの時短が積み重なって、気づけば残業が減り、気持ちまで軽くなっていきました！
だからこそ伝えたいのは、始めるのに大きな準備はいらないということ。
たとえば会議の要約をAIに任せてみる。
それだけでも「お、めっちゃラク！」と実感できます。
小さな一歩から、あなたの働き方も確実に変わっていきます。
あなたもぜひ今日から試してみてください。
きっと「あ、ラクになった！」と感動できることを約束します！
それでは
あなたにいい明日がありますように！
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30代おにおじアップデート研究員「つるもん」です。
“おにおじ”とは、「おにいさん」と「おじさん」の狭間にいる30代男子を指す、私の造語です。
収入アップのためのアクションや、読書を通じてえた学びの実施、そして外見やメンタルのブラッシュアップ——’’30代からでも人生をアップデートできるのか？’’
このテーマのもと、当ブログ「30sおにおじアップデート研究Lab」で実験中。
成功も失敗もすべてリアルに記録し、読者の方々が次の一歩を踏み出せるヒントと勇気をお届けます。